Deze twee termen worden vaak verward, maar zijn niet hetzelfde. Doel en resultaat hebben een verschillende rol in een project en horen bij verschillende partijen in het project.
Een doel hoort bij de opdrachtgever. Die wil iets bereiken en heeft daarvoor
de uitkomst van het project nodig.
Typische doelen voor organisaties zijn:
- een verzekeringsassuradeur: het 'target' halen, het vooraf vastgestelde aantal polissen, omzet, e.d.
- een machinebouwer: machines maken volgens specificaties van de klant
- een gemeente: maximale veiligheid bereiken voor de inwoners bij commercieel handelen binnen de gemeentegrenzen (fabrieken, feestzalen)
- een actiegroep: maximale publiciteit halen, een onderwerp op de agenda plaatsen
De formulering van het doel moet de neuzen de goede kant op zetten. Het
projectteam moet het werk kunnen toetsen aan 'als we zo verder gaan, dienen
we dan het doel van de opdrachtgever?'.
Het resultaat hoort bij het projectteam dat een project gaat doen. Het
resultaat zal dan ook geformuleerd worden in termen van datgene dat de
uitvoerder moet bereiken.
Typische resultaten zijn:
- voor het assurantiekantoor: deze maand gaat de actiefolder de deur uit naar 1000 klanten uit ons bestand
- een machinebouwer: twee maanden vanaf nu is machine X bij klant Y geïnstalleerd
- een gemeente: binnen drie maanden zijn alle bedrijven geclassificeerd naar risico volgens methode Z
- een actiegroep: deze week staan we op zaterdag met de stand op de markt, maandag hebben we een afspraak met twee kranten voor een interview, eind van deze maand hebben we een grote demonstratie voor het stadhuis
Het resultaat moet zo geformuleerd zijn, dat betrekkelijk eenvoudig is
na te gaan of het inderdaad behaald is. Merk op, dat er niet staat hoe
de resultaten bereikt moeten worden. Het gaat er bij het formuleren van
doel en resultaat niet om wat we doen, maar wat we bereiken.
Typische fouten die op dit gebied gemaakt worden zijn:
- De opdrachtgever formuleert het resultaat. Daarmee gaat hij in de schoenen van het projectteam staan. Het projectteam is juist ingehuurd omdat het bekwaam is op het gebied van het resultaat. De opdrachtgever heeft daar meestal minder verstand van.
- Het doel komt niet ter sprake of is slecht doordacht. Als het team niet weet waarom het resultaat bereikt moet worden, is het lastig om richting te geven aan het werk. Immers, het project behelst iets nieuws, waarvan de uitkomsten aan het begin maar ten dele vast staan. Er moet voortdurend teruggekoppeld worden naar de oorspronkelijke bedoelingen.
- Het resultaat sluit niet aan bij de doelen. Fouten 1 en 2 staan vaak aan de wieg van deze fout. Slechte communicatie vanuit opdrachtgever en/of projectteam dragen er ook toe bij. Het leidt tot een projectresultaat dat nergens bruikbaar voor is.
- Het projectteam formuleert het doel. Als de opdrachtgever het doel niet helder communiceert, bedenkt het team maar wat. Dat leidt al snel tot fout 3.
- Tot slot is het niet ongebruikelijk dat resultaat en/of doel in de loop van het project veranderen, bewust of onbewust. Daarbij kan strijdigheid van doel en resultaat gemakkelijk ontstaan. Het maken van deze fouten lijkt stom, maar ze komen verrassend vaak voor, ook bij grote, strategische projecten.